ООО «Андроид» и компания-партнер Canon предлагают:

Аренда и Аутсорсинг

Аренда оборудования для офиса — экономически оправданный метод наполнения офиса необходимым техническим оснащением. Максимально востребована аренда на короткий срок для проведения разнообразных мероприятий, например: собрания, выставки, симпозиумы, во время которых подразумевается использование высокоэффективной техники с гарантией качественной и исправной работы. К тому же арендодатель, кроме предоставленной аппаратуры и расходных материалов, может оказать поддержку техническими квалифицированными специалистами, а также резервной техникой.

Аутсорсинг представляет собой инструмент, позволяющий обеспечивать потребности и нужды офиса каждый день. Цель аутсорсинга — длительная совместная работа Поставщика услуг и Заказчика. При этом Заказчик получает возможность сосредоточиться на главных деловых процессах внутри компании, одновременно отдавая некоторые внутренние дополнительные функции Поставщику услуг. Для подрядчика (Поставщика услуг) такая деятельность является основной, и он заинтересован выполнять свою работу качественно и эффективно.

Документооборот в офисе — взаимодействие множества процессов

Система, которая обеспечивает подобные процессы, индивидуальна для каждой компании, однако основные ее положения похожи: один из отделов занимается управлением бюджета на покупку техники и оборудования, другой — распоряжается бюджетом на расходные материалы и обслуживание, третий занимается налогами, задача четвертого — грамотный подбор кадров.

Составляющие расходов весьма разнообразны и не прозрачны, поэтому подсчитать реальную, действительную цену сканированного или напечатанного листа документа довольно сложно. Более того, существуют косвенные, непрямые расходы, как то:

  • съем помещений для оборудования;
  • потери, возникающие во время простоев техники;
  • затраты на утилизацию продукции;
  • проблемы, возникающие при сбережении и списании некоторого оборудования.

Главный сдерживающий фактор роста и развития аутсорсинга документооборота в России — отсутствие калькуляции настоящей цены технического оснащения.
Одними из первых шагов к аутсорсингу офисной печати станут сервисные соглашения «Все включено», которые дадут возможность Заказчику обеспечить эффективную работу парка техники и оборудования, находящегося в его, Заказчика, собственности. При этом Исполнитель, кроме технических специалистов, предлагает к использованию расходные материалы, запчасти, управление нужными резервными инструментами.

Аутсорсинг печати подразумевает, кроме обязательного комплекса услуг, предоставляемого Заказчику, еще и непосредственно оборудование для печати и сканирования. Таким образом, Заказчик:

  • избавляет себя от трат, возникающих вследствие покупки технических устройств;
  • понижает текущие затраты, связанные с эксплуатацией, делает их максимально прозрачными и ясными;
  • решает проблемы обновления активов;
  • масштабирование и связанные с ним нюансы также решаются гораздо легче.

Достоинства аутсорсинга:

  • Бессрочное гарантийное обязательство на используемую технику.
  • Максимальная прозрачность затрат на планирование бюджета — незапланированные расходы, связанные с использованием технического оснащения, отсутствуют.
  • Уменьшение налогооблагаемой базы (налог на основные средства, а также налог на прибыль) — стоимость аутсорсинга представляет собой расходы для пользователя.
  • Возрастание производительности и стабильности — оптимизация модельного ряда дает возможность персоналу обучаться гораздо быстрее, работать лучше, использовать ресурсы технического оснащения максимально эффективно, а также допускать меньшее количество ошибок во время работы с однотипным оборудованием.
  • Уменьшение нагрузки персонала Пользователя, связанные с принятием решения.
  • Устранение вопросов относительно списания и утилизации старого оборудования, менять которое приходится гораздо раньше, чем происходит его амортизация.
  • Дает гарантию относительно надежности работы систем в ситуациях, когда основные технические устройства выходят из строя, но при этом резервное оборудование продолжает выполнять свои функции.
  • Дает гибкую, масштабируемую структуру оснащения документооборота в офисе.

Аутсорсинг для участков с серьезными объемами печати

Нередко компании по каким-либо причинам не готовы в полном объеме перейти на аутсорсинг документооборота в офисе. Однако они имеют отделы с существенными объемами печати и сканирования, а также с высокими требованиями относительно надежности работы систем круглосуточно, 7 дней в неделю. Перебои в функционировании таких отделов влекут за собой значительные денежные потери для всей компании.

В таком случае достойной замены аутсорсингу нет — исполнитель занимается обслуживанием собственной, а не чужой, аппаратуры и степень ответственности за выполнение соглашения для него значительно выше. Перевод наиболее нагруженного отдела на аутсорсинг — отличный способ, дающий возможность по достоинству оценить работу этой модели.

Аутсорсинг обеспечения документооборота в офисе

Руководство многих компаний зачастую интересуется лишь стоимостью самого оборудования, но упускает при этом основные траты и расходы. Недавние исследования мировых производителей печатной аппаратуры показали, что в случае, когда внутри компании один офисный инструмент приходится на 2.6 служащих и задействован ниже, чем на 2% в течение дня, предприятию это выливается в 460 долларов ежедневных трат на каждого сотрудника в офисе. При оптимизации документооборота экономия может быть до 1.15 млн долларов в год для предприятий со штатом около 2.5 тысячи человек. При этом, чем больше офисных сотрудников работают в компании, тем ощутимее будет экономия.

Крупные компании, в арсенале которых большое количество оборудования для офиса, взаимодействуют со многими, обслуживающими работу офиса, сервисными организациями, а менеджерам IT-отделов часто приходится разбираться во всех тонкостях и нюансах процессов. Параллельно с развитием и ростом компании растут и развиваются и проблемы, связанные с сотрудничеством с этими фирмами, ведь каждая из них имеет индивидуальную специфику, различные нормы документооборота, разный порядок в работе служб поддержки, а также разнообразие моделей аппаратуры, запасных частей и расходных материалов. Приходится запоминать все контакты каждого сервисного предприятия, ответственного за обслуживание своего участка техники.

Приближается момент, когда необходимо принять решение относительно нового уровня организации работы. При этом необходимо выполнить ряд шагов.

Аудит уже имеющейся инфраструктуры документооборота предприятия-Заказчика — точка начала, отправной пункт проекта по оптимизации документооборота. Сотрудникам подрядчика важно разобраться в процессах, сопровождающих основную задачу, поскольку на оптимизацию влияет не только цена на услуги подрядчика, но и рациональное, грамотное использование оборудования.

Согласно статистике, в большинстве компаний России количество пользователей на единицу печатающего оборудования — 1–4, в Европе такие показатели колеблются от 7 до 10, в отдельных случаях эта цифра доходит до 20.

Печать в предприятиях и компаниях России чаще всего осуществляется путем использования различного технического оснащения. Преимущественно (до 80%) в парке персональных принтеров преобладают картриджные и небольшие многофункциональные устройства, результатом чего является:

  • регулярно возрастающий рост расходов на печать;
  • невозможность контроля печати и сканирования секретной информации;
  • низкий уровень отказоустойчивости техники для печати;
  • высокая степень вовлечения специалистов IT-департамента в обслуживание печати;
  • невозможность просчитать точные расходы на печать и сканирование;
  • высокие затраты на цветную печать.

Качественно проведенный анализ информации управленческой деятельности дает возможность:

  • найти грамотную «формулу» использования оборудования, чтобы оптимизация расходов на печать не повлияла негативно на работу персонала, не повлекла за собой неприятие происходящих изменений;
  • лучше оценить имеющиеся реальные расходы на документооборот.